わかりやすく伝える

PDC-カラー_レイアウト-2「あの~ぉ…ですねぇ…その~ぉ…つまり…なんかこう~ぅ、どこまで話しましたっけ…」

う~ぅ…自分で書いておきながら、少しイラついてきました…(笑)

ビジネスパーソンにとって、わかりやすく端的に伝えるって、とても大切なことですね。

『結論を先に』とか、『5W1H(あるいは5W3H)を明確に』とか…“鉄板”のポイントはいくつかありますね。

“要するに何が言いたいんだっ!”って言われないためにも、端的に説明できたほうがいいですよね。

また、偉いさんは、アポをきちんと入れておいたとしても、緊急事態などで途中でいなくなってしまうこともありますから、やはり伝えたい『結論』を最初に話した方がいいと思います。

ただ、お客様の要望に答えられないことを伝えなければならないシーンなどでは、敢えてプロセスを先に話して、結論を後に…あるいはNGであることを少しづつ匂わせながら気持ちの準備をしてもらうこともありますけどね。

私は仕事柄、人前で話す機会が多いですが、やはりPREP法やホールパート法はおすすめのフレームです。

仕事のモチベーション

PDC-カラー_レイアウト-2仕事への情熱、やる気、モチベーションって大事ですよね。『仕事にモチベーションは必要ない』というご意見を、以前どこかで見たような気がしますが、自身の役割をしっかりと自覚し、プロとしてやるべきことをやる・・・そもそもこれができている人って、いわゆる“モチベーションが高い”状態に近いんじゃないか…と私は思っています。どのレベルに合わせて、どのように解釈するかによって、表現は変わってくるんでしょうね。職場には様々な人がいますから、みんながみんなそうかというと決してそうとは言いきれないケースもあるんじゃないかと・・・。

仕事の側面でやる気に直結しやすいのが内的報酬、すなわち“成長している・前進している”と実感できることや“誰かのためになっている・お役に立てている”と感じられる貢献感などがとても重要になってきます。

自分自身にとっても大切なことですけど、リーダークラスであれば、いかに上記を部下・後輩に体感させられるかがポイントになってきますね。

創立二周年を迎えました

今日7月1日は、パフォーマンス@デザインの創立記念日です。おかげさまで二周年を迎えることができました。予想を超える様々なオファーをいただき、全国を飛び回っています。これも日頃から支えていただいているみなさまのおかげです。心から感謝しています。ありがとうございます。

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この一年間のトピックスは、従来からのマネジメント、リーダーシップ、コミュニケーションなどを軸にしたリーダー向けトレーニングに加えて、戦略策定やファシリテーション、営業職向けの交渉力、プレゼンテーションなどテーマ別のトレーニングを実施させていただく機会が多くありました。

受講いただいた方からの声で比較的多いのは、

「単なるスキルではなく実務体験に基づいたコメントが参考になる。」
「“実践”する場面が多いので、職場に戻ってからもすぐに使える。」

といったコメントです。「“実務適用”にこだわり続けてきたスタンスが評価されたのかな」と考えると、とても嬉しく思います。

一方、チームコーチングの活動も本格的にスタートしました。集まったメンバーが“真のチーム”になるプロセスをリードしていると、こちらまでワクワクしてきます。

さて、三年目。どのような成果をみなさまと一緒に創り上げるでしょうか。

 

 

対話に『構造』を創り出す

構造的に対話することは、ビジネスコーチングの要です。

相手に何が起きているのかを、五感をフルに働かせてキャリブレーションする。そして、適切なフレームをベースに対話をリードします。

クライアントが話す内容は、とっ散らかって当たり前。。。なので、フレームワークが重要になるんです。

今、相手が話してるのは何の話か・・・話している内容、つまりコンテンツを個々のフレームに入れながら進めます。

これって、部下育成においても重要なんですよね。

話している内容が堂々巡りで、時間だけは過ぎていくのに今後の方向性がまったく見えない・・・なんてことはなくなります。

トレーニングでお会いするみなさまには(テーマにもよりますが…)、実際にフレームワークを体感いただくことで、そのメリットをご理解いただいています。

ポジティブ・ワードの効果

人は、日頃から使っている言葉の影響をかなり受けていますよね。ネガティブな言葉をよく使う人は、振る舞いもどこかネガティブ…。あるいは、ここぞというときにアクションにつながらない。

私が勝手に決めつけている三大ネガティブワードは “苦手” “できない” そして、“むずかしい”

私は、いつの頃からか『苦手』という言葉を使わない、と自分にコミットして生きてきました。一旦、使わない(!)と決めるとなんとかなるもんですね。今まで「~が苦手で…」と表現していたことを、どう言おうかと考え出すわけです。

「もっと良くなれる…」「まだまだ伸びしろがある…」などなど。ちょっとした表現の違いですけど、表現を変えるだけで、なんというか“取り組む意欲”のようなものが出てくるのが不思議です。

ですので、個人でも組織の目標設定や標語なども、できるだけ肯定的な表現にしたいものですね。

「~をしない」「~を止める」などの表現は、意識レベルではわかっていても、無意識はネガティブな方向に向かっていくような気がします。

“雑談”の威力

最近、若手の営業職の方向けに『雑談力』についてセミナーや1日研修をする機会が増えました。

窓口担当の方から「最近の若い人は雑談のひとつもできないんですよ・・・」といったご相談を受けるんですね。お客様とお会いして、すぐに商品の話を始めてしまう。せっかくお客様が“雑談”しかけてくれているのに、「早速ですが・・・」と本題に入ろうとする。中には、同行した上司が気を使ってフォローする・・・なんて笑えない話もあるくらいです。

そもそも(一般論ではありますが・・・)、最近の若手社員の傾向として、

•自分が動く前に、まず“左右”を見る
•自己肯定感が弱い
•納得しないと動かない
•すぐに答えを知りたがる
•つながりを求める
•異世代間のコミュニケーションが苦手

などが挙げられます。もちろん“全員がそうだ”といっているわけではないですからね。でも、そうなるだけの世代背景もありますよね。

•多感な思春期に両親の苦労を見て育つ
•少子化・共働きなどの影響で家族との対話が減少
•スマホ・SNS・ゲームなどの浸透

などなど・・・。余談ですが、私が年頃のときは、意中の女性に電話をかけるときには『お父さま』という偉大な存在を乗り越える必要があった・・・(笑)。相手の反応に敏感になったり、不機嫌にならないように言葉使いや切り出しにも最新の注意を払い、そして・・・話が逸れそうなので、このあたりにしておきましょう。

 さてさて、トレーニングの場では、雑談のメリットを確認したり、雑談に対する誤解を取り除いてから、さまざまなコツをお伝えしていきます。例えば商談の場で、初対面の相手に「素敵なネクタイですねぇ・・・」などと唐突に言われてもまったく嬉しくないですよね・・・。私自身が企業人時代に営業として工夫してきたこと、あるいは人材育成の仕事で、さまざまな営業の方にクライアントとしてお会いして感じたこと、それらをスパイスにしながら進行します。

受講者の方たちが、エクササイズやロールプレイを体験していただくプロセスで、グングンと良くなっていくのが見ていてわかるんですね。私もとても豊かな気持ちになります。

 

“伝える”と“伝わる”

「・・・ということで、よろしく頼むぞっ!」「はいっ!」

数日後…「この間の件、どうなった?」「な…なんの件でしたっけ?」

ここまではいかなくても、伝えたつもりが伝わっていない・・・あるいは伝わったようだけど、解釈違い過ぎでしょ!といった体験をお持ちのリーダーの方も少なくないのではないでしょうか。

“伝える”は、こちら側の振る舞い、“伝わる”とは、相手側の状態ですから似ているようでまったく違いますよね。

伝わるために工夫できることはいくつかあると思います。

■何度も伝え続けること

そもそも前提として、一度伝えただけで完全に伝わると思わない方がいいでしょうね。内容にもよりますが、大切なことは何度も何度も伝え続ける。ある企業の社長さんは、大切にしている思い(企業理念)を毎朝地道に伝え続けて、伝わったなぁと感じるのに10年かかったとおっしゃっています。

■伝えた内容を相手に要約させる

そうは言っても、忙しい日常のビジネスでは時間も限られています。部下や後輩に伝えたときにひと言「今の話をまとめてみて」あるいは、「どんなふうに受け止めた?」などのように相手の解釈を確認するのはかなり有効ですね。そして、ギャップがあればその場で修正します。

いずれにしろ「ちゃんと聞いとけよ~っ!」などと、他責なスタンスだけは取りたくないものです。

アドバイスするときは

以前、アドバイスに関して少しだけ触れました。今日はもう少し深堀してみたいと思います。

アドバイスって、いいですよね。たとえば職場で、部下がHowに悩んでいるときに上司がアドバイスすることで、部下の選択肢が広がり、ともに難局を乗り越えていく…とても素敵なことだと思います。

ただ、アドバイスするときに少しだけ注意することがあります。アドバイスとは、言ってみれば「(あなただったらできる)あなたの意見」です。

部下が上司からアドバイスをされたとしましょうか。このとき部下の内面では何が起きているんでしょうか。「はい、わかりました!」と言って、忠実にアドバイス通りに行動する。

ただ、自分の思考回路をほとんど動かさないリスクがあるんですね。この関係性が何度か続くと『上司がアドバイスをしてくれる』構造に慣れきってしまうんです。

さらに、アドバイスを受け入れた後、やってみてうまくいくケース、あるいはうまくいかないケースがありますよね。

うまくいったときは「この上司の言うことを聞いておけば失敗しないんだ」という依存的な安心感を手にすることが多い。

一方、うまくいかなかったときはどうでしょうか。「なんだよ、言うとおりにやったのにうまくいかないじゃん!」となる場合も…。これだと、まったくの“他責”ですよね(笑)。

ということで、アドバイスの中身そのものをサンドイッチにして伝えてみましょう。どっても簡単です。

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1.宣言する 『アドバイスするよ』『オレの意見を言うよ』

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2.アドバイスする 『(アドバイスの中身そのもの)』

  ↓↓↓↓↓

3.ボールを相手に渡す 『活かせるところある?』『君がやるとしたらどうする?』など

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よかったら試してみてくださいね。